Gerenciando Projetos

Um dos efeitos da globalização é tornar os mercados mais competitivos e exigentes, obrigando empresas por todo o mundo a se adaptem a este novo cenário através de investimentos de melhoria ou na expansão de suas atividades. Dentre as medidas que podem ser tomadas para alcançar este objetivo, encontra-se a prática de gerenciar projetos de uma forma mais profissional e planejada.

Idealização do Projeto

Um projeto é definido tecnicamente como um esforço temporário (possui data para início e término), que tem como finalidade produzir um bem (produto ou serviço) com características próprias que o diferenciam de outros que, eventualmente, já existam.

A partir do momento que se idealiza um projeto, seja para uma a implantação de uma nova infra-estrutura ou para a melhoria de uma estrutura existente, ficamos cercados por uma série de problemas técnicos que devem ser resolvidos para que o projeto prossiga. Por exemplo, para a implantação do cabeamento de uma rede de computadores é necessário estimar a quantidade de cabos que serão utilizados na interligação dos pontos de rede nas áreas de trabalho até os armários de telecomunicações, calcular o custo desses cabos e dos demais acessórios, além de mão de obra e outros itens mais.

Esses problemas técnicos podem ser resolvidos, desde que um outro problema, bem maior que estes, possa ser equalizado: Gerenciamento ineficiente. Um único deslize em qualquer uma das fases de execução de um projeto pode anular rapidamente toda a produtividade conseguida até aquele momento.

Infelizmente, o fato que ocorre é que o gerenciamento de projeto raramente recebe a atenção que merece e, particularmente o segmento de projetos de redes de computadores, ainda carece de profissionais devidamente capacitados para conduzir essa tarefa, ou seja, embora as respostas sejam simples de ser enunciadas e entendidas, acabam tornam-se complexas para serem implementadas e efetivadas pela falta de conhecimento de técnicas básicas para a execução de um projeto de rede de comunicação.

Viabilizando projetos

Um projeto pode estar condenado ao fracasso mesmo antes de ser iniciado se não resultar em vantagens e melhorias práticas para as aplicações dos usuários a que se destina. Afinal, os usuários de uma rede de computadores esperam soluções, de preferência econômicas, para seus problemas e não apenas paliativos.

Muitas vezes a razão para um retorno negativo após a conclusão de uma melhoria está em uma falha ocorrida no início do projeto, no momento de se fazer três estimativas importantes: o custo para a implantação, os benefícios a serem alcançados e os recursos disponíveis. Para que um projeto seja viável (e econômico), ele deve prover benefícios que excedam os custos e não deve vincular custos que excedam os recursos disponíveis.

Benefícios X Custos

É muito importante calcular corretamente a proporção entre os benefícios de um projeto e seu custo de implementação. Se os benefícios não excedem os custos de maneira significativa, ainda há tempo para rever os objetivos e os critérios para alcançá-los.

Todavia, não se devem observar apenas os custos e ignorar completamente os benefícios. Uma abordagem mais equilibrada seria incluir considerações sobre os benefícios potenciais do projeto de forma que possam ser comparados aos seus custos, através da medida das melhorias obtidas para as aplicações dos usuários, tanto pela resolução dos problemas como pelo oferecimento de novas facilidades e novos serviços de rede.

Recursos X Custos

Um projeto só deve ser iniciado se houver condições de terminá-lo, ou seja, se não há condições de se custear as diversas etapas, um projeto não deve ser aprovado ou iniciado. Da mesma forma, se não houver profissionais que possam executar o projeto em sua totalidade, os usuários clientes devem aguardar o momento mais oportuno ou partir para outra solução.

Benefícios X Recursos

Na vida real, a grande maioria dos projetos enfrenta a situação de ter mais oportunidades de gastar os recursos disponíveis do que recursos disponíveis para gastar. Por esse motivo, a utilização dos recursos deve ser cuidadosamente planejada durante a execução do projeto a fim de que se possa avaliar a vantagem dos benefícios obtidos sobre os custos.

Figura 1 – Recursos X custos X benefícios

Itenização

Na maioria das vezes tendemos a examinar um projeto como um todo, com um custo e benefício únicos. Entretanto, cada etapa de um projeto rende seus próprios benefícios, acarreta seus próprios custos e, na mesma medida, exige recursos próprios. A ação de dividir um projeto entre partes independentes em termos de benefícios oferecidos chama-se itenização.

Torna-se necessário analisar cada um desses aspectos (custos, benefícios, e recursos) individualmente por quatro motivos: Primeiro, para auxiliar a decidir como cada parte do projeto deve ser realizada; segundo, para ajudar a determinar como essas partes deverão ser implementadas; terceiro, para auxiliar na decisão do que antecipar, retardar ou mesmo cancelar (analisar os riscos), de forma que o projeto possa prosseguir mesmo com menos recursos; e quarto, ajudar na estimativa dos custos e benefícios totais do projeto.

Figura 2 - Itenização

Conclusão

Para que o projeto de uma rede seja bem sucedido, o resultado do trabalho não deve apresentar apenas qualidade técnica. Os ingredientes necessários para um gerenciamento de projeto bem sucedido são objetivos claros do que se quer alcançar, planejamento para execução das etapas envolvidas, consenso entre os participantes do grupo de trabalho e um cronograma realista para a execução das atividades.

Um projeto de rede bem sucedido se traduz, principalmente, em melhorias para os usuários, oferecendo benefícios que excedem seus custos de implantação, sem ultrapassar os recursos disponíveis. Tais benefícios podem se caracterizar pelo aumento da produtividade, pela redução de custos, pelo aprimoramento dos serviços disponíveis aos usuários, contribuindo decisivamente no aumento da competitividade da empresa.

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